Una entrevista con Aleksandra Glendža, Co-Founder y Allplan Project Manager en NS Drafter
En el vertiginoso mundo de la entrega de proyectos, las habilidades técnicas por sí solas no son suficientes para alcanzar el éxito. Las habilidades sociales, como la comunicación, el liderazgo, la adaptabilidad y el trabajo en equipo son cada vez más importantes para cumplir los objetivos del proyecto y conseguir que todo tenga éxito. ALLPLAN ha tenido el placer de hablar con Aleksandra Glendža, cofundadora y project manager de experiencia en NS Drafter, y escuchar algunas ideas valiosas sobre cómo las habilidades sociales han sido fundamentales para la resolución exitosa de proyectos y cómo pueden estas ayudar a las personas y a los equipos a superar los desafíos y alcanzar sus objetivos.
¿Cómo has perfeccionado tus habilidades sociales a lo largo de los años y cómo ha contribuido esto, junto con Allplan, a tu éxito como Allplan Project Manager en NS Drafter?
Aleksandra: Como project manager con cinco años de experiencia trabajando con el software BIM Allplan, mi éxito en NS Drafter se debe a una mezcla de distintas habilidades sociales, así como a mi dominio de Allplan.
A medida que he ido progresando en mi puesto de project manager, he ido cultivando ciertas competencias interpersonales, de liderazgo, comunicación y gestión de tiempo, sin olvidar dos habilidades que han sido cruciales: pensamiento crítico y resolución de conflictos. Gracias a ellas identifico problemas, analizo situaciones y propongo soluciones que ayudan a superar los retos y consiguen que el proyecto siga por buen camino. Esto me ha permitido tener toda la información antes de tomar una decisión y que esta esté alineada con los objetivos y prioridades del proyecto, garantizando así que se entregue a tiempo.
Como project manager, seguramente necesitas gestionar equipos formados por muchas personas, desde los delineantes hasta los clientes. ¿Cómo mantienes una comunicación y colaboración efectivas con personas tan distintas?
Aleksandra: Entender las dinámicas del grupo y las personalidades de cada integrante es esencial para una buena comunicación. Este entendimiento se consigue a través de actividades de equipo e interacciones personales, que pueden tener un impacto positivo en la comunicación dentro del grupo. También celebramos reuniones diarias para discutir las tareas del proyecto, sus fechas límite y su viabilidad.
Cuando no estoy disponible, como cuando estoy de baja por enfermedad, me aseguro de que los canales de comunicación con mi equipo sean claros y delego en ellos tareas específicas que hay que gestionar. Sigo involucrada a través del correo y peticiones para estar informada sobre los progresos.
Gestionar varios proyectos y deadlines a la vez debe de ser todo un reto. ¿Nos puedes decir cómo priorizas las tareas y gestionas tu tiempo de forma efectiva?
Aleksandra: Utilizando varias apps y herramientas de gestión de tiempo, incluido un calendario que contiene planes semanales y diarios, reuniones y otras actividades. Además, utilizo Trello para monitorizar los proyectos y organizarme. Esto me permite controlar el progreso de cada proyecto, asignar miembros de equipo, seguir conversaciones, temas y problemas que aún no se han resuelto. La app de Trello está también integrada en mi calendario, ofreciéndome así un resumen muy completo del horario y la planificación para cada equipo y proyecto. También tenemos listas de comprobación internas para las tareas técnicas que sirven como herramienta de control de calidad y recordatorio para otras tareas.
Delegar es otro aspecto fundamental para la gestión del tiempo, especialmente cuando surgen temas urgentes que requieren una actuación rápida. En estos casos, priorizo las tareas en base a la urgencia del problema y la visión que tengo de cada miembro del equipo. Es crucial gestionar estas situaciones con rapidez y delicadeza para minimizar así las repercusiones en otros proyectos o equipos y garantizar que se cumplan los plazos de entrega.
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Este es un punto interesante: ¿cómo te aseguras de que se cumplan las fechas de entrega y el presupuesto?
Aleksandra: Es fundamental ser muy organizado y planearlo todo al detalle. Esto implica crear un calendario de proyecto detallado que perfile todas y cada una de las tareas del proyecto, así como sus deadlines y dependencias. Además de usar herramientas para la gestión de tiempo y del proyecto, también mantengo notas escritas para gestionar el estado del proyecto, correcciones o incorporaciones, estado del QA y otra información importante. Cuando surgen imprevistos —cosa que sucede a menudo— es mi trabajo explorar todas las opciones, como ajustar los plazos o reasignar delineantes
Lo que nos recuerda otro tema muy importante: la gestión de los cambios. ¿Cuál es tu enfoque?
Aleksandra: De nuevo la comunicación juega un papel fundamental en la gestión de cambios. A veces el equipo puede estar menos abierto a aceptar un cambio. En este caso, es esencial analizar sus preguntas y preocupaciones. Necesitan que se les escuche, pero también depende de mí darles el apoyo y la información que necesitan para así entender la situación y aceptar la decisión.
Tengo mucha suerte de trabajar con un equipo de personas altamente competentes y cooperativas que mantienen las líneas de comunicación abiertas y están siempre dispuestas a colaborar. Esta dinámica de equipo tan positiva crea un ambiente laboral colaborativo y alentador, incluso para las personas que se acaban de incorporar y que quizás necesitan ayuda.
Gracias por estos puntos de vista tan útiles, Aleksandra. ¿Con qué mensaje final quieres que se queden nuestros lectores?
Aleksandra: Las habilidades técnicas son importantes, pero no son suficientes para las complejidades del mundo moderno. Las habilidades sociales son esenciales para alcanzar los objetivos del proyecto y conseguir éxito, así como para llevar sus habilidades de gestión de proyectos al siguiente nivel.
