Effizientes Projektmanagement spart Zeit und Kosten. Eine ganze Reihe an Tools können Architekturbüros bei dieser Aufgabe unterstützen.
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Die Programme unterscheiden sich in ihrem Fokus und den integrierten Apps und Features. Einige davon sind speziell auf die Baubranche zugeschnitten, andere können übergreifend in verschiedenen Berufssparten eingesetzt werden.
Wichtige Vorüberlegungen
Wenn Sie in Ihrem Architekturbüro eine neue Software zum Projektmanagement einführen möchten, sind einige Vorüberlegungen notwendig:
- Welche Anforderungen soll die Software erfüllen? Schnittstellen mit Cloud-Storage-Systemen, integrierte E-Mails oder Reporting?
- Wo soll der Fokus liegen? Auf der Aufgabenplanung, der Kommunikation, der Dokumentenverwaltung, dem Zeitmanagement oder einer Komplettlösung?
- Welches Budget steht zur Verfügung?
Im Folgenden stellen wir Ihnen fünf Tools vor, die unterschiedliche Features in den Mittelpunkt stellen.
1. Projektmanagement mit planio
Die in Berlin entwickelte Software planio stellt eine Komplettlösung dar. Im Fokus stehen nicht nur Projektplanung und Kommunikation, sondern auch Zeitmanagement, Wissensverwaltung und Dokumentenmanagement. Architekten können für jede Aufgabe Prioritäten, Fristen und Zuständigkeiten definieren. Die Rollen und Rechte der einzelnen Projektteilnehmer lassen sich individuell festlegen. Für wiederkehrende Aufgaben können Workflows eingerichtet und standardisiert werden. Die Projekte liegen in der Cloud und sind von allen Beteiligten zu jedem Zeitpunkt mit Computer, Tablet oder Smartphone einsehbar und bearbeitbar.
2. Mobiles Bautagebuch mit pro-Report
Zur Koordination von Meetings auf der Baustelle, für die Erstellung von Mängel-Protokollen und das Verfassen von Bautagebüchern eignet sich diese mobile Lösung. Sie ist kompatibel mit den neuesten Windows-Versionen sowie mit iPad, iPhone und Android. Die Bedienung von pro-Report erfolgt vorrangig mit Stift oder Finger. So können Architekten und Planer angeben, welche Projektbeteiligten und Firmen anwesend sind. Der Bauzeitenplan zeigt übersichtlich den Ist- und Sollzustand an. Weitere Features beinhalten Abnahme- und Mängelkataloge für verschiedene Bereiche des Bauwesens sowie Gefährdungskataloge. Außerdem können Sie Fotos, Videos und Sprachnotizen hinterlegen.
3. Einfache Protokollierung mit iProt
Während eines Bauprojektes werden unzählige Gespräche geführt, ob persönlich oder per Telefon. Um den Überblick zu behalten, kann eine Software zur Protokollierung helfen. Damit können Sie Gesprächsnotizen speichern und Protokolle an alle Besprechungsteilnehmer per E-Mail versenden. Alle Dateien werden zentral verwaltet. iProt verfügt über ein spezielles Feature: die Endloshistorie. Damit haben Sie die gesamte Geschichte des Projektes im Blick. Es handelt sich um eine webbasierte Lösung. Sie benötigen lediglich einen Zugriff zum Internet und einen Browser.
4. Effiziente Zeiterfassung mit mite
Um Projekte realistisch zu planen und zu kalkulieren, ist die Zeit eine der wichtigsten Komponenten. Wie lange dauern einzelne Arbeitsschritte? 30 Minuten? Vier Stunden? Zwei Tage? Die webbasierte Software mite ermöglicht die Zeiterfassung auf zwei Wegen: Entweder geben Sie Ihre Arbeitsstunden für die jeweilige Aufgabe manuell ein oder Sie lassen die Stoppuhr mitlaufen. Aus den gesammelten Daten erstellt die Software Übersichten und Berichte, die Sie mit Ihren Kollegen im Architekturbüro oder sogar mit Ihren Kunden teilen können.
5. Verbesserte Kommunikation mit Basecamp
Ein bedeutender Aspekt im Projektmanagement ist die Kommunikation zwischen den verschiedenen Partnern: Architekten, Ingenieure, Hersteller, ausführende Firmen und Bauherren. Die Software Basecamp stellt genau dieses Element in den Mittelpunkt. Sie können einfach Aufgaben und Termine verwalten. Zudem haben Sie die Möglichkeit, Notizen anzulegen, Daten mit anderen Personen zu teilen und online Diskussionen zu führen.
Beta-Phase ist sinnvoll
Bevor Sie Ihr Architekturbüro mit einer neuen Software ausstatten, stellen Sie ein kleines Team zusammen, das als Beta-Nutzer das jeweilige Programm ausprobiert sowie Vor- und Nachteile analysiert. Darauf basierend können Sie eine Entscheidung treffen, welches Tool am besten für Ihr Projektmanagement geeignet ist, und behalten somit Ihre Zeit und Ihre Kosten im Blick.
